• Trang chủ /
  • Tin tức
  • / TƯ VẤN CỦA NGƯỜI CÔNG TÁC NHÂN SỰ CHO CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ: GIẢI QUYẾT KHÓ KHĂN VÀ SỰ CỐ TRONG ĐIỀU HÀNH NHÂN VIÊN

TƯ VẤN CỦA NGƯỜI CÔNG TÁC NHÂN SỰ CHO CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ: GIẢI QUYẾT KHÓ KHĂN VÀ SỰ CỐ TRONG ĐIỀU HÀNH NHÂN VIÊN

TƯ VẤN CỦA NGƯỜI CÔNG TÁC NHÂN SỰ CHO CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ: GIẢI QUYẾT KHÓ KHĂN VÀ SỰ CỐ TRONG ĐIỀU HÀNH NHÂN VIÊN

 

  1. Tầm Quan Trọng Của Tư Vấn Nhân Sự Đối Với Cấp Quản Trị Cơ Sở

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, cấp quản trị cơ sở như tổ trưởng, đội trưởng, hay chuyền trưởng đóng vai trò then chốt trong việc điều hành hoạt động hàng ngày và quản lý trực tiếp đội ngũ nhân viên. Họ là cầu nối giữa ban lãnh đạo và người lao động, chịu trách nhiệm trực tiếp về năng suất, chất lượng công việc và duy trì kỷ luật. Tuy nhiên, chính vì vị trí đặc thù này, họ thường xuyên đối mặt với vô vàn thách thức và sự cố phát sinh trong quá trình điều hành nhân viên. Từ những mâu thuẫn nội bộ, vấn đề về hiệu suất, đến việc duy trì động lực và giao tiếp hiệu quả, tất cả đều đòi hỏi kỹ năng quản lý linh hoạt và kiến thức chuyên sâu.

Đây chính là lúc vai trò của bộ phận nhân sự trở nên vô cùng quan trọng. Người công tác nhân sự không chỉ là người tuyển dụng hay chi trả lương, mà còn là đối tác chiến lược, là “người tư vấn” đắc lực cho các cấp quản trị cơ sở. Thông qua việc cung cấp kiến thức, kỹ năng và các giải pháp thực tiễn, bộ phận nhân sự giúp các tổ trưởng, đội trưởng vượt qua những khó khăn, xử lý các sự cố một cách chuyên nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một sự hỗ trợ kịp thời và đúng đắn từ HR có thể biến một vấn đề phức tạp thành cơ hội để củng cố đội ngũ và cải thiện môi trường làm việc.

  1. Các Vấn Đề Thường Gặp Và Vai Trò Của HR Trong Hỗ Trợ Giải Quyết

Cấp quản trị cơ sở thường xuyên phải đối mặt với nhiều tình huống khó khăn, đòi hỏi sự can thiệp và tư vấn từ bộ phận nhân sự. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và cách HR có thể hỗ trợ:

a.Xung đột nội bộ và mâu thuẫn cá nhân

Đây là một trong những vấn đề thường xuyên xảy ra. Tổ trưởng cần biết cách hòa giải, lắng nghe các bên và đưa ra giải pháp công bằng. HR có thể đào tạo kỹ năng giải quyết xung đột, cung cấp quy trình xử lý khiếu nại và thậm chí là tham gia làm trung gian nếu cần thiết.

b.Quản lý hiệu suất kém

Khi nhân viên không đạt được mục tiêu hoặc có hiệu suất làm việc thấp, người quản lý cơ sở cần biết cách đánh giá, phản hồi và đưa ra kế hoạch cải thiện. HR sẽ hỗ trợ xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất, hướng dẫn cách đặt mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) và cung cấp các công cụ quản lý theo dõi tiến độ.

c.Vấn đề kỷ luật và tuân thủ nội quy

Xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật (đi muộn, nghỉ không phép, vi phạm quy định an toàn) đòi hỏi sự nhất quán và đúng quy trình. HR là người nắm rõ luật lao động và nội quy công ty. Tư vấn cho quản lý cơ sở về các bước xử lý, hình thức kỷ luật phù hợp để đảm bảo tính pháp lý và công bằng.

d.Thiếu động lực và gắn kết của nhân viên

Duy trì tinh thần làm việc và sự gắn bó của nhân viên là thách thức lớn. HR có thể tư vấn về các chính sách khen thưởng, phúc lợi, lộ trình thăng tiến và các hoạt động xây dựng đội nhóm. Họ cũng có thể hướng dẫn quản lý cách nhận diện dấu hiệu thiếu động lực và cách giao tiếp để truyền cảm hứng.

e.Giao tiếp kém hiệu quả

Giao tiếp là chìa khóa của mọi mối quan hệ. Quản lý cơ sở cần kỹ năng giao tiếp rõ ràng, lắng nghe chủ động và phản hồi mang tính xây dựng. HR có thể tổ chức các buổi huấn luyện về kỹ năng giao tiếp, hướng dẫn cách tổ chức cuộc họp hiệu quả và cách truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới một cách minh bạch và công bằng.

f.Quản lý sự thay đổi

Khi có sự thay đổi về quy trình, công nghệ, hoặc cơ cấu tổ chức, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thích nghi. HR sẽ hỗ trợ quản lý cơ sở trong việc truyền tải thông điệp về sự thay đổi, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ nhân viên thích nghi với môi trường mới.

Tóm lại, vai trò của HR không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mà còn là việc trang bị cho cấp quản trị cơ sở những công cụ, kỹ năng và sự tự tin để họ có thể tự mình giải quyết phần lớn các vấn đề phát sinh, đồng thời biết khi nào cần tìm kiếm sự hỗ trợ sâu hơn từ bộ phận nhân sự.

  1. Các Chiến Lược Và Công Cụ HR Cung Cấp Cho Cấp Quản Trị Cơ Sở

Để hỗ trợ hiệu quả cấp quản trị cơ sở, bộ phận nhân sự cần chủ động cung cấp các chiến lược và công cụ thiết thực.

a.Đào tạo và phát triển kỹ năng quản lý

Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về kỹ năng mềm như giải quyết xung đột, giao tiếp hiệu quả, quản lý hiệu suất, huấn luyện (coaching) và kỹ năng phản hồi. Các khóa học này có thể được thiết kế riêng biệt, tập trung vào các tình huống thực tế mà cấp quản trị cơ sở thường gặp.

b.Xây dựng quy trình và chính sách rõ ràng

HR cần đảm bảo rằng các quy trình xử lý kỷ luật, đánh giá hiệu suất, giải quyết khiếu nại được văn bản hóa rõ ràng, dễ hiểu và dễ áp dụng. Việc này giúp các tổ trưởng, đội trưởng có cơ sở vững chắc để hành động một cách công bằng và nhất quán.

d.Hệ thống hỗ trợ và tư vấn cá nhân

Thiết lập một kênh liên lạc mở giữa HR và cấp quản trị cơ sở, nơi họ có thể tìm đến để được tư vấn riêng về các trường hợp cụ thể hoặc những vấn đề nhạy cảm. Điều này có thể thông qua các buổi họp 1-1, hotline tư vấn, hoặc email chuyên biệt.

e.Công cụ đánh giá và phản hồi

Cung cấp các biểu mẫu đánh giá hiệu suất, công cụ khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, hoặc phần mềm quản lý mục tiêu. Những công cụ này giúp quản lý cơ sở thu thập dữ liệu khách quan để đưa ra quyết định chính xác hơn.

f.Chương trình cố vấn (Mentoring) hoặc huấn luyện (Coaching)

HR có thể kết nối các quản lý cơ sở mới hoặc chưa có kinh nghiệm với các quản lý cấp cao hơn hoặc chuyên gia HR để họ được cố vấn, chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ thực tiễn.

h.Xây dựng văn hóa minh bạch và học hỏi

Khuyến khích một môi trường nơi mọi người cảm thấy an toàn khi chia sẻ vấn đề và tìm kiếm giải pháp. HR có thể tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm giữa các tổ trưởng, đội trưởng để họ học hỏi lẫn nhau.

Bằng cách chủ động trang bị những công cụ và chiến lược này, HR không chỉ giúp cấp quản trị cơ sở giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn nâng cao năng lực quản lý tổng thể của họ, biến họ thành những nhà lãnh đạo hiệu quả hơn và góp phần vào sự thành công chung của doanh nghiệp.

  1. Ví Dụ Thực Tế Về Sự Hỗ Trợ Của HR

Để minh họa rõ hơn về vai trò của HR, hãy xem xét một vài ví dụ thực tế:

a.Tình huống 1

Mâu thuẫn giữa hai nhân viên, Tổ trưởng A gặp khó khăn khi hai nhân viên trong chuyền liên tục tranh cãi, ảnh hưởng đến năng suất chung. Anh A tìm đến HR. HR tư vấn cho anh A cách lắng nghe từng bên, xác định nguyên nhân gốc rễ và đề xuất một buổi hòa giải có sự tham gia của HR nếu cần. HR cũng hướng dẫn anh A về kỹ năng giao tiếp phi bạo lực để giảm căng thẳng. Nhờ sự hỗ trợ này, anh A đã tự mình giải quyết được mâu thuẫn, giúp hai nhân viên hiểu và thông cảm cho nhau hơn, khôi phục lại không khí làm việc tích cực.

b.Tình huống 2

Nhân viên thường xuyên đi muộn, Đội trưởng B nhận thấy một nhân viên chủ chốt thường xuyên đi muộn, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của cả đội. Đội trưởng B tham khảo ý kiến HR. HR cung cấp cho đội trưởng B thông tin về chính sách đi muộn của công ty, các bước xử lý từ nhắc nhở đến kỷ luật chính thức. HR cũng gợi ý đội trưởng B nên có một buổi nói chuyện riêng tư với nhân viên để tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp hỗ trợ (ví dụ: điều chỉnh giờ làm linh hoạt nếu có thể, hoặc nhắc nhở về tầm quan trọng của việc đúng giờ). Với sự hướng dẫn của HR, đội trưởng B đã xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp, nhân viên nhận thức được vấn đề và cải thiện đáng kể.

c.Tình huống 3

Nhân viên thiếu động lực, Chuyền trưởng C nhận thấy một số nhân viên có vẻ chán nản, làm việc cầm chừng. Chuyền trưởng C trao đổi với HR. HR tư vấn về việc thực hiện khảo sát nhanh về mức độ hài lòng, tổ chức các hoạt động gắn kết nhóm nhỏ và đặc biệt là cách chuyền trưởng có thể giao tiếp, ghi nhận thành tích của nhân viên thường xuyên hơn. HR cũng gợi ý về việc thiết lập các mục tiêu cá nhân rõ ràng và cơ hội học hỏi, phát triển để tạo động lực. Nhờ đó, chuyền trưởng C đã áp dụng các biện pháp phù hợp, giúp nhân viên lấy lại tinh thần và làm việc hiệu quả hơn.

Những ví dụ này cho thấy, sự tư vấn và hỗ trợ kịp thời từ bộ phận nhân sự không chỉ giúp cấp quản trị cơ sở giải quyết các vấn đề cụ thể mà còn nâng cao năng lực quản lý và lãnh đạo của họ trong dài hạn.

  1. Kết Luận: Xây Dựng Mối Quan Hệ Đối Tác Giữa HR Và Quản Lý Cơ Sở

Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, việc xây dựng một mối quan hệ đối tác vững chắc giữa bộ phận nhân sự và cấp quản trị cơ sở là điều vô cùng cần thiết. HR không nên chỉ được xem là một bộ phận hành chính hay xử lý các vấn đề phát sinh, mà phải là một đối tác chiến lược, chủ động cung cấp các giải pháp, công cụ và sự hỗ trợ cần thiết.

Ngược lại, các tổ trưởng, đội trưởng, chuyền trưởng cũng cần chủ động tìm kiếm sự tư vấn từ HR, coi HR là nguồn tài nguyên quý giá để giải quyết các thách thức trong quản lý nhân sự. Sự hợp tác chặt chẽ này sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi vấn đề được giải quyết kịp thời, nhân viên được hỗ trợ phát triển và hiệu suất làm việc được nâng cao.

Đầu tư vào việc nâng cao năng lực cho cấp quản trị cơ sở thông qua tư vấn và hỗ trợ từ HR chính là đầu tư vào nguồn nhân lực, yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công và phát triển bền vững của bất kỳ tổ chức nào.

 

Phan Lê Vinh